○魚沼市文書管理規程

平成16年11月1日

訓令第6号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 収受及び配布(第7条―第13条)

第3章 起案及び回議(第14条―第24条)

第4章 浄書及び発送(第25条―第30条)

第5章 文書の整理、保管及び保存(第31条―第44条)

第6章 公文方式(第45条―第50条)

第7章 電子メールの利用に関する特例(第51条―第55条)

第8章 補則(第56条)

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、本市における文書(電磁的記録(電子的方法、磁気的方式又はその他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。)の処理及び作成に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 出先機関 組織規則第3章に規定するものをいう。

(3) 課長等 組織規則第3条及び第11条に規定する課の長及び北部事務所次長をいう。

(4) 主務部 組織規則第4条に規定する当該文書に係る事案を所掌する部及び北部事務所をいう。

(5) 主務課 組織規則第4条及び第5条に規定する当該文書に係る事案を所掌する課及び同規則第13条に規定する出先機関をいう。

(6) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(7) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与された文書をいう。

(平20訓令5・平21訓令9・平24訓令9・平27訓令11・平31訓令12・一部改正)

(文書の処理及び作成の原則)

第3条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

2 文書は、易しく分かりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。

(総務人事課長の職責)

第4条 総務人事課長は、本庁及び出先機関における文書事務が適正かつ円滑に運用されるよう必要な調査を行い、その指導及び改善に努めなければならない。

(平31訓令12・一部改正)

(課長等の職責)

第5条 課長等は、常に職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適切かつ円滑に処理されるように留意し、事務処理の促進に努めなければならない。

(文書主任及び文書副任)

第6条 主務課に文書主任及び文書副任を各1人置く。

2 主務課における文書主任及び文書副任は、所属職員のうちから課長等が指定する。

3 文書主任は、課長等の命を受け、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書処理の促進に関すること。

(4) 文書の事務の指導及び改善に関すること。

(5) 文書の整理、保管、保存及び引継ぎに関すること。

(6) 職員以外の者に対する文書の閲覧事務に関すること。

(7) その他文書事務に関すること。

4 文書副任は、文書主任の事務を補助し、文書主任に事故があるときは、その職務を代行する。

(平19訓令23・平21訓令9・平24訓令9・平31訓令12・一部改正)

第2章 収受及び配布

(収受及び配布の手続)

第7条 各庁舎に到着した文書及び物品は、総務政策部総務人事課、北部事務所(入広瀬分室を含む。)又は市民センター(以下「市民センター等」という。)において収受し、次のとおり処理するものとする。

(1) 文書(次号及び第3号に掲げるものを除く。)は、原則として開封しないで主務課に配布する。ただし、主務課が判明しない文書は開封するものとし、現金、金券、証紙、証券等が添付又は封入されていた場合は、金券等受渡簿(様式第1号)により主務課に配布する。

(2) 書留郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便の役務のうち書留郵便に準ずるものとして市長が定めるものは、原則として開封しないで金券等受渡簿により主務課に配布する。

(3) 市長あての親展文書は、市長自らが処理するもののほか、市長が文書の欄外に検印して、秘書広報課長を経て主務課に回付する。

(4) 市長あての陳情の文書は、すべて秘書広報課長に送付し、文書処理の上、関係主務課に回付する。

(5) 私文書扱いの文書及び物品等は、そのまま記名者に交付する。

2 前項の場合において、2以上の課に関係ある文書は、その関係の最も多い課に配布する。

(平19訓令23・平20訓令5・平21訓令9・一部改正、平24訓令9・旧第8条繰上・一部改正、平27訓令11・平31訓令12・一部改正)

(電子文書の収受及び配布)

第8条 総合行政ネットワーク文書は、主務課で直接受信したものを除き、総務政策部総務人事課において処理する。

2 総務政策部総務人事課は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理する。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(3) 前号の規定により受領通知を行った文書については、主務課の文書主任に配信すること。

(平24訓令9・旧第9条繰上、平31訓令12・一部改正)

(直接受信した電子文書の処理)

第9条 主務課で直接受信した総合行政ネットワーク文書は、文書主任が処理する。

2 文書主任は、前項の規定により受信した文書を前条第2項第1号及び第2号に規定するところにより処理する。

3 主務課の文書主任は、第1項の規定により受信した文書(前条第2項第3号の規定により総務課から配信された文書を含む。)をシステムに保存するとともに、別に定める文書管理システム要領により処理する。

(平24訓令9・旧第10条繰上)

(文書の受領及び文書管理システムへの登録)

第10条 前条の規定により配布を受けた文書及び物品並びに課に直接到達した文書(電子メールを除く。)及び貨物は、当該課の文書主任が受領し、別表第1による収受日付印(経由する文書にあっては、別表第2による経由日付印)を押して、担当者に配布する。

2 担当者は、配布を受けた文書を文書管理システムへ登録する。

3 文書主任は、配布を受けた文書のうちに、その課の所掌に属しないものがあるときは、理由を示して直ちに総務政策部総務人事課に回付しなければならない。

(平20訓令5・一部改正、平24訓令9・旧第11条繰上、平27訓令11・平31訓令12・一部改正)

(収受日時が権利等に関係ある文書)

第11条 文書主任は、開封した文書のうち収受日時がその行為の効力又は権利の得喪に係ると認められる文書については、封皮及び文書に受付年月日及び時刻を記入するものとする。

(平24訓令9・旧第12条繰上)

(勤務時間外における収受)

第12条 勤務時間外に到着した文書等の収受については、本庁にあっては当直員が行い、到着日時を封皮に記入し、当直終了時に総務政策部総務人事課に引き継ぐものとする。

(平20訓令5・一部改正、平24訓令9・旧第13条繰上、平27訓令11・平31訓令12・一部改正)

(秘密文書等の取扱い)

第13条 秘密又は特別の取扱いを要する文書及び庁内間の往復文書は、各課で適宜整理簿等を設け、処理するものとする。

(平24訓令9・旧第14条繰上)

第3章 起案及び回議

(事案処理の原則)

第14条 文書の配布を受けた担当者は、速やかにその処理をしなければならない。この場合において、特に重要な事案に係る文書については、あらかじめ上司の閲覧に供し、その指示を受けて処理するものとする。

2 文書の配布を受けた担当者は、速やかに起案、供覧その他の必要な措置をとらなければならない。

3 担当者は、事案の処理に当たっては、原則として即日着手するものとし、特に処理に相当の日数を要する場合は、あらかじめ期限を定め、課長の承認を得なければならない。ただし、許認可等で処理期限に定めのあるものは、この限りでない。

(平24訓令9・旧第15条繰上)

(起案)

第15条 事案の処理は、起案によって行わなければならない。

2 起案は、文書管理システムにより、行うものとする。ただし、次の各号に該当する場合は、該当各号に定める方法により行うものとする。

(1) 電子メール以外の文書の場合、公印の押印を省略できない場合又は文書管理システムで起案し、及び回議することが不適切な多量等の電子メールがある場合 文書管理システムにより起案様式を作成し、紙に出力した起案様式により回議することができるものとする。

(2) 定例及び反復して起案を行う場合 簿冊により処理できるものとする。

3 事務処理の簡素化を図るため、事件の簡易なもの、特定なもの等にあっては、文書の余白に処理印を押して起案書に代えることができる。

(平24訓令9・旧第16条繰上)

(供覧)

第16条 前条の規定にかかわらず、配布を受けた文書が供覧することによって完結するものであるときは、関係者の閲覧に供するものとする。

2 当該文書が市長又は副市長の出席依頼であるときは、総務政策部秘書広報課へ回議しなければならない。

(平19訓令9・平21訓令9・一部改正、平24訓令9・旧第17条繰上・一部改正、平31訓令12・一部改正)

(供覧文書等の処理印の押印)

第17条 事案を、第15条第3項の規定により処理する場合は処理印(様式第2号)を、前条の規定により処理する場合は供覧印(様式第3号)を当該文書の余白に押さなければならない。

(平24訓令9・旧第18条繰上)

(起案に当たっての注意)

第18条 起案に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 文字は明りょうに書き、文書は一読して理解できるよう平易かつ簡明なものであること。

(2) 文書の書式及び用例並びに用字、用語及び文体については、第6章に定める公文方式によること。

(3) 決裁区分を明らかにし、取扱い上及び施行上の注意を明示すること。

(4) 起案が収受文書に基づく場合は、その収受文書を添えること。

(5) 事案が重要又は異例に属する場合は、準用法規、事実の調査、前例その他の参考事項を記載し、又は関係書類を添付し、起案の根拠、理由等を明らかにしておくこと。

(平24訓令9・旧第19条繰上)

(回議)

第19条 起案書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁権者(魚沼市事務決裁規程(平成16年魚沼市訓令第3号)第2条に規定する者をいう。以下同じ。)の決裁を受けなければならない。

2 上司の不在により代決をするときは、「代」と記載して認印し、代決した起案書のうち後閲を要するものは、「後閲」と記入しなければならない。

3 起案書の回議に当たっては、秘密を要するものは封に入れる等他に漏れない方法を講じ、特に急を要するもの又は重要異例に属するものは、課長又は担当者が持ち回り決裁を受けるものとする。

(平24訓令9・旧第20条繰上)

(合議)

第20条 起案の内容が他の部又は課に関係を有する場合は、当該起案書を関係を有する部又は課の長に合議しなければならない。

2 合議を受けた部又は課の長は、合議事項に異議がある場合は、主務部又は主務課の長と協議して調整するものとする。

(平24訓令9・旧第21条繰上、平31訓令12・一部改正)

(回議及び合議の促進)

第21条 回議及び合議の際、起案の意思決定の範囲は最小限にとどめ、回議及び合議の促進を図るようにしなければならない。

(平24訓令9・旧第22条繰上)

(文書の審査)

第22条 起案書は、課長等の審査を受けなければならない。

2 課長等は、起案書の審査に当たって当該文書の書式及び用字、用語、文体等が、第6章に定める公文方式に合致しないときは、起案の内容を変更しない範囲において訂正することができる。

(平21訓令9・一部改正、平24訓令9・旧第23条繰上)

(総務人事課長への合議)

第23条 起案書のうち次に掲げるものは、総務人事課長と合議しなければならない。

(1) 条例、規則及び訓令の制定及び改廃に関するもの

(2) 訓令及び告示のうち規程形式をとるものの制定及び改廃に関するもの

(3) 要綱契約等のうち例規となるものの制定及び改廃に関するもの

(4) 疑義にわたる法規の解釈、適用等法規上問題となるもの

2 総務人事課長は、前項第1号の規定により合議を受けた場合は、これを魚沼市例規審査委員会に付議しなければならない。

(平24訓令9・旧第24条繰上・一部改正、平31訓令12・一部改正)

(決裁月日の記入)

第24条 決裁を終えた起案書(以下「原議」という。)は、決裁権者又は起案者において、所定の欄に決裁月日を記入しておかなければならない。

(平24訓令9・旧第25条繰上)

第4章 浄書及び発送

(文書の施行)

第25条 原議は、特に指示のある場合を除き、直ちに浄書、発送等の方法により施行しなければならない。

(平24訓令9・旧第26条繰上)

(文書の浄書)

第26条 文書の浄書は、次に掲げる区分により、主務課において実施しなければならない。

(平24訓令9・旧第27条繰上)

(公印及び契印)

第27条 施行する文書は、魚沼市公印規則(平成16年魚沼市規則第17号)に定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものは、公印を省略することができる。

(1) 印刷に付した同文の往復文

(2) 庁内間を往復する内部的な軽易な文書

(3) 事務連絡的な軽易な文書

2 施行する文書のうち特別の定めのあるもの及び特に必要があるものは、原議と契印しなければならない。

(平24訓令9・旧第28条繰上)

(電子署名)

第28条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、公印を省略し電子署名を付与するものとする。

2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて文書主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3 文書主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。

(平24訓令9・旧第29条繰上)

(文書等の発送)

第29条 文書又は物品を発送しようとするときは、次により市民センター等に回付しなければならない。

(1) 当日発送を必要とする文書又は物品は、定められた時刻までに市民センター等に回付すること。

(2) 発送文書又は物品は課等において包装を施し、親展、書留等の区分を明記し、現金、金券等は封かんすること。

(3) 重量等により貨物便等によることが効率的な文書又は物品の発送は、あて先を記入した伝票を添えて定められた時刻までに市民センター等に回付すること。

(平19訓令23・平20訓令5・一部改正、平24訓令9・旧第30条繰上、平27訓令11・一部改正)

(発信)

第30条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、主務課の文書主任が送信するものとする。

2 前項の規定により送信された文書は、第26条の規定により施行された文書とみなす。

(平24訓令9・旧第31条繰上)

第5章 文書の整理、保管及び保存

(文書整理等の原則)

第31条 文書は、分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。

(平24訓令9・旧第32条繰上)

(文書の分類)

第32条 文書の分類は、別に定める文書分類表により行う。

(平24訓令9・旧第33条繰上)

(保存年限)

第33条 完結文書の保存年限は、次に定める文書保存種別表による。

(1) 第1種文書 永年

(2) 第2種文書 長期

(3) 第3種文書 10年

(4) 第4種文書 5年

(5) 第5種文書 3年

(6) 第6種文書 1年

2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある文書の保存年限は、それぞれ法令等に定めのある期間又は時効期間による。

3 保存年限の起算日は、その完了した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。

4 保存が不要な文書は、主務課において随時廃棄するものとする。

(平24訓令9・旧第34条繰上)

(未完結文書の保管)

第34条 未完結文書(処理中又は未着手の文書をいう。以下同じ。)は、懸案フォルダーに入れ保管しなければならない。

2 未完結文書には、必要に応じ、未完結の理由、処理の方針、処理経過等を明らかにしておかなければならない。

(平24訓令9・旧第35条繰上)

(完結文書の整理保管)

第35条 完結文書は、文書分類表により分類された項目ごとのファイルに保管しておかなければならない。

2 2以上に関係する完結文書にあっては、最も関係の深い分類によること。

(平24訓令9・旧第36条繰上)

(完結文書の保管期間)

第36条 事務室内で完結文書を保管する期間は、その完結した日の属する会計年度の翌年度の末日までとする。

(平24訓令9・旧第37条繰上)

(完結文書等の保管及び保存)

第37条 主務課長は、完結文書のうち当該年度に属するもの及び前年度に属するものは、課内の一定の場所に保管するものとし、その他のものは、総務人事課長が指定した書庫に格納して保存するものとする。

2 前項に規定する文書以外の文書で常用使用する台帳、名簿その他の文書については、課内の一定の場所に保管するものとする。ただし、常時使用する必要がなくなったもの及び除冊されたものについては、前項の規定の例により保管及び保存をするものとする。

(平24訓令9・旧第38条繰上、平31訓令12・一部改正)

(書庫への格納)

第38条 編集及び製本の終了した完結文書は、課内で保管するものを除き、文書分類表の区分に従って分類し、書庫に格納するものとする。

(平24訓令9・旧第39条繰上)

(書庫管理及び注意事項)

第39条 書庫は、市民センター等において管理する。ただし、必要に応じて主務課において管理することかできる。

(平20訓令5・一部改正、平24訓令9・旧第40条繰上、平27訓令11・一部改正)

(保管文書又は保存文書の閲覧等)

第40条 保管文書又は保存文書を閲覧し、又は借覧しようとする職員は、主務課の長の承認を受けなければならない。

2 主務課の長は、職員以外の者から保管文書及び保存文書の閲覧の申出があったときは、総務人事課長と協議して閲覧させることができる。

(平24訓令9・旧第41条繰上、平31訓令12・一部改正)

(保存文書の廃棄)

第41条 保存文書の保存年限が経過したときは、総務人事課長が主務課の長に合議の上、保存文書の廃棄をしなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、引き続き保存を必要とする文書は、主務課の長が総務人事課長に申し出て、保存期間を延長することができる。

(平24訓令9・旧第42条繰上、平31訓令12・一部改正)

(保存文書の臨時廃棄)

第42条 永年保存の保存文書又は保存期間が経過しない保存文書であっても、保存する必要がなくなったものについては、主務課の長が総務人事課長に申し出て、保存文書を廃棄することができる。

(平24訓令9・旧第43条繰上、平31訓令12・一部改正)

(歴史的文書の保存)

第43条 総務人事課長は、第41条の規定により、廃棄する場合は、歴史的文書と認められるものについて、別途保存することができる。総務人事課長は、当該事項について、魚沼市教育委員会(以下「教育委員会」という。)と協議しなければならない。

2 前項の規定により、協議が整った文書は、歴史的文書として、教育委員会に引き継ぎ、教育委員会は、これを保存する。

(平24訓令9・旧第44条繰上、平31訓令12・一部改正)

(廃棄に当たっての必要な処置)

第44条 主務課の長は、文書を廃棄するに当たっては、他に漏らしては支障があると認められるもの又は印影利用されるおそれのあるものについては、その焼却、溶解及び消去その他適切な処置をとらなければならない。

(平24訓令9・旧第45条繰上)

第6章 公文方式

(文書の種類)

第45条 本庁において作成する文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により市議会の議決を経て制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により市長が制定するもの

(2) 公示文

 告示 法令の定めのある事項又は処分若しくは決定した事項等を広く市内一般に公示する場合に発するもの

 公告 一定の事項を広く市内一般に周知する場合に発するもの

(3) 令達文

 訓令 市長が職務運営上の基本的事項等について所管の機関等に対し命令する場合

 指令 市長が許可又は認可の申請、願出等に対し諾否の意思表示をする場合に発するもの

(4) 往復文

 照会 ある事項を問い合わせる場合に発するもの

 回答 照会に対し回答する場合に発するもの

 報告 一定の事実又は意思を知らせる場合に発するもの

 通知 一定の事実、処分又は意思を知らせる場合に発するもの

 通達 指揮監督権に基づいて所管の機関等に対し、職務運営上の細目、法令の解釈、行政運営の方針等を指示する場合に発するもの

 申請 許可、認可、補助等を求める場合に発するもの

 進達 経由文書を上級庁へ送付する場合に発するもの

 副申 経由文書の進達に当たり、その機関が参考意見等を添える場合に発するもの

 届け 法令等に基づいて一定の事項を届け出る場合に発するもの

 依頼 一定の事項を依頼する場合に発するもの

 協議・督促・請求 一定の行為及び意思の決定を求める場合に発するもの

(5) その他の文書

 諮問文

 証明文(証明書、証書等)

 表彰文(表彰状、感謝状、賞状等)

 書簡文

 あいさつ文(式辞、祝辞、告辞、訓示、弔辞等)

 請願・陳情文

 契約書

 部内関係文書(伺い、願い、届け、復命書、事務引継書、上申(内申)、供覧、回章、辞令等)

(平24訓令9・旧第46条繰上)

(文書の書き方)

第46条 文書は、次に掲げるものを除き左横書きとする。

(1) 他の官公庁が様式を縦書きと定めたもの

(2) 表彰状、感謝状、賞状その他これに類するもので、縦書きが適当と認められるもの

(3) 式辞、祝辞その他これに類するもので、縦書きが適当と認められるもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、総務人事課長が特に縦書きを適当と認めたもの

(平24訓令9・旧第47条繰上、平31訓令12・一部改正)

(文書の番号)

第47条 条例、規則、告示、訓令にあっては、総務人事課長が文書管理システムにより令達番号を付し、その他の往復文にあっては、文書管理システムにより担当者が付さなければならない。

2 前項に規定する令達番号は毎年1月1日に、文書番号は毎年4月1日に起こすものとする。

3 往復文のうち軽易なものについては、文書番号を省略することができる。

(平24訓令9・旧第48条繰上、平31訓令12・一部改正)

(文書の記号)

第48条 前条に規定する文書番号には、市名の首字(指令及び達にあっては市名)及び主務課又は出先機関(以下「主務課等」という。)の首字を冠したものを記号として付さなければならない。ただし、主務課等の首字を冠しただけではその所管を区別できないときは、総務人事課長の承認を得て、他の記号を付すことができる。

2 往復文のうち秘密に属する文書は、文書記号の次に「秘」を加えなければならない。

(平24訓令9・旧第49条繰上、平31訓令12・一部改正)

(文書の発信者名)

第49条 文書の発信者名は、原則として市長名を用いなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、往復文については、あて先又は文書の内容により決裁責任者名を用いることができる。

3 文書の発信者名及びあて先の記載に当たり、往復文については、その内容により職名だけを記載し、氏名の記載を省略することができる。

(平24訓令9・旧第50条繰上)

(表記の基準)

第50条 文書の用字、用語、文体等は、次に掲げる表記の基準によるものとする。

(1) 常用漢字表(昭和56年10月内閣告示第1号)

(2) 現代仮名遣い(昭和61年7月内閣告示第1号)

(3) 送り仮名の付け方(昭和48年6月内閣告示第2号)

(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(5) 公用文作成の要領(昭和27年4月4日内閣閣甲第16号依命通知)

(6) 公用文における漢字使用等について(昭和56年10月1日事務次官等会議申合せ)

(7) 「公用文における漢字使用等について」の具体的な取扱い方針について(昭和56年内閣閣第150号・庁文国第19号)

(8) 法令用語改善の実施要領(昭和29年法制局総発第89号)

(9) 法令における漢字使用等について(昭和56年10月1日内閣法制局総発第141号通知)

2 総務人事課長は、前項に規定する表記の基準を基として、その趣旨徹底に努めなければならない。

(平24訓令9・旧第51条繰上、平31訓令12・一部改正)

第7章 電子メールの利用に関する特例

(電子メールの利用)

第51条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務人事課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(平24訓令9・旧第52条繰上、平31訓令12・一部改正)

(対象文書)

第52条 前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、第29条に規定する公印の押印を省略できる文書とする。

(平24訓令9・旧第53条繰上、平31訓令12・一部改正)

(対象機関等)

第53条 前条の施行文書の相手方は、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

(平24訓令9・旧第54条繰上)

(施行文書の送信)

第54条 電子メールを利用する施行文書は、総務人事課長が別に定める方法により送信しなければならない。

2 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

(平24訓令9・旧第55条繰上、平31訓令12・一部改正)

(電子メールの収受)

第55条 電子メールの収受は、第6条第1項から第3項までの規定にかかわらず、主務者ができるものとする。

2 収受した電子メールは、文書管理システムにより処理する。ただし、文書管理システムで処理することが不適切な文書にあっては、紙に出力して処理するものする。

(平24訓令9・旧第56条繰上)

第8章 補則

(その他)

第56条 この規程に定めるもののほか、文書管理に関し必要な事項は、市長が別に定める。

(平24訓令9・旧第57条繰上)

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成16年11月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の日の前日までに、合併前の堀之内町文書管理規程(昭和39年堀之内町訓令第3号)、小出町文書規程(平成7年小出町訓令第2号)、湯之谷村文書管理規程(平成7年湯之谷村訓令第7号)、広神村文書管理規程(昭和38年広神村訓令第1号)又は入広瀬村文書規程(昭和46年入広瀬村訓令第1号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの規程の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成19年4月1日訓令第9号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年10月1日訓令第23号)

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年4月1日訓令第5号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年4月1日訓令第9号)

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日訓令第9号)

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日訓令第11号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月26日訓令第12号)

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

(平20訓令5・一部改正)

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様式 略

魚沼市文書管理規程

平成16年11月1日 訓令第6号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第4編 行政一般/第5章 文書・公印
沿革情報
平成16年11月1日 訓令第6号
平成19年4月1日 訓令第9号
平成19年10月1日 訓令第23号
平成20年4月1日 訓令第5号
平成21年4月1日 訓令第9号
平成24年3月30日 訓令第9号
平成27年3月31日 訓令第11号
平成31年3月26日 訓令第12号