○魚沼市戸籍情報システム管理運営規程

平成16年11月1日

訓令第9号

(目的)

第1条 この規程は、市民課並びに堀之内市民サービスコーナー、湯之谷市民サービスコーナー、広神市民サービスコーナー(以下「市民サービスコーナー」という。)、北部事務所及び北部事務所入広瀬分室(以下「北部事務所等」という。)における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。

(平20訓令5・平21訓令9・平24訓令9・平27訓令11・平29訓令8・平31訓令12・令2訓令11・一部改正)

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 市民課、市民サービスコーナー及び北部事務所等に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除籍、改製原戸籍、附票、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。

(3) 記録媒体 磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。

(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する記録及び文書をいう。

(5) 出力帳票 戸籍情報システムから出力された帳票をいう。

(平20訓令5・平21訓令9・平24訓令9・令2訓令11・一部改正)

(事務処理の基本方針)

第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(保護管理者の設置)

第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護の統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。

2 保護管理者は、市民課長をもって充てる。

(平20訓令5・平21訓令9・一部改正)

(保護管理者の職務)

第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及び関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍管掌者に報告しなければならない。

(端末管理者の設置)

第6条 保護管理者は、端末装置の適正な管理をするため、端末装置管理責任者(以下「端末管理者」という。)を置く。

2 端末管理者は、本庁舎にあっては市民課長が兼ねるものとし、市民サービスコーナー及び北部事務所等にあっては、市民サービスコーナーのセンター長、北部事務所次長及び北部事務所入広瀬分室長をもって充てる。

(平20訓令5・平21訓令9・平24訓令9・平27訓令11・平29訓令8・平31訓令12・令2訓令11・一部改正)

(戸籍データ保護)

第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、棄損等を防止するために必要な措置を講じなければならない。

2 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。

3 戸籍データは、法令に定めのあるものを除き、外部に提供してはならない。

4 端末機の設置は、外部者から内容が読み取れない位置及び角度に設置しなければならない。

(記録媒体の管理)

第8条 保護管理者は、戸籍情報システムによる事務処理に当たり、次の各号に定めるところより適正に管理しなければならない。

(1) 記録媒体は、施錠ができる場所に保管し、安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 記録媒体の受払い及び管理について、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておくこと。

(3) 記録媒体を廃棄するときは、記録内容を消去し、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(出力帳票の管理)

第9条 保護管理者は、出力帳票を次の各号に定めるところにより適正に管理しなければならない。

(1) 保管の必要がある出力帳票は、施錠ができる場所に保管し、安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 保管の必要がある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 出力帳票を廃棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第10条 端末管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に管理しなければならない。

2 ドキュメントを外部へ持ち出し、又は複写し、若しくは廃棄をしようとするときは、保護管理者の許可を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第11条 保護管理者は、端末装置取扱者指定台帳(様式第1号)を備え、端末装置の取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び業務範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワード(以下「パスワード」という。)を設定し、書面(様式第2号)により付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワード付与管理台帳(様式第3号)を備え、パスワードの設定、更新等の運用方法を定め、厳重に管理しなければならない。

(パスワードの秘密)

第12条 取扱職員は、パスワードの入出力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。

2 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況)

第13条 保護管理者は、端末管理者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) データの取扱状況

(4) 戸籍事務室の管理状況

(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。

(端末装置の操作)

第14条 端末装置の操作は、取扱職員以外の者が使用してはならない。

2 端末装置の操作は、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出しデータ及び戸籍に関するデータを、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外に検索してはならない。

(機器、ソフトの保管)

第15条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器、ソフトウェア等を管理しなければならない。

(研修等の実施)

第16条 保護管理者は、戸籍事務を取り扱う職員及び端末管理者に対し、戸籍情報システムに関する必要な教育及び訓練を実施しなければならない。

(戸籍データ等の外部への提供制限)

第17条 戸籍データ等は、法令に定めがあるときを除き、外部に提供してはならない。

附 則

この規程は、平成16年11月1日から施行する。

附 則(平成20年4月1日訓令第5号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年4月1日訓令第9号)

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日訓令第9号)

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日訓令第11号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日訓令第8号)

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月26日訓令第12号)

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月23日訓令第11号)

この規程は、令和2年5月7日から施行する。

別表(第15条関係)

戸籍情報システムに係る機器及びソフトウェア等の保管の一覧

機器等

管理方法

管理内容

戸籍用サーバ

施錠ができるサーバ保管庫

サーバの保管は施錠のできる保管庫に管理する。

戸籍用端末装置

パスワードによる起動

保護管理者の任命した職員がパスワードを入力し、起動させる。

バックアップ用媒体

バックアップ記録リスト

バックアップ記録リストは定期的に印字し、バックアップした媒体と共に施錠できる耐火性保管庫で管理する。

戸籍情報システム

複写及び変更不可能なプログラム保護

プログラムを複写変更させないための保安措置をソフトに講じる。

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(平20訓令5・平21訓令9・一部改正)

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魚沼市戸籍情報システム管理運営規程

平成16年11月1日 訓令第9号

(令和2年5月7日施行)

体系情報
第4編 行政一般/第6章 市民生活/第1節 戸籍・印鑑
沿革情報
平成16年11月1日 訓令第9号
平成20年4月1日 訓令第5号
平成21年4月1日 訓令第9号
平成24年3月30日 訓令第9号
平成27年3月31日 訓令第11号
平成29年3月31日 訓令第8号
平成31年3月26日 訓令第12号
令和2年3月23日 訓令第11号